공연기획서 작성

 

 

공연 기획서 작성

좋은 기획을 수립하기 위해서는 양질의 정보가 수집되어야 하는데 단기간에 신뢰할 수 있는 정보를 수집해야 한다. 만약 신뢰할 수 없는 정보를 얻을 경우에는 기획단계부터 문제가 발생할 수 있다. 정보와 자료의 수집 방법에서 가장 많이 쓰이는 것은 개인적인 네트워크를 통한 방법이다. 그리고 인터넷 검색과 신문 그 외에 작품을 검증할 수 있는 자료들이다. 자료를 얻기 힘든 경우에는 주저하지 말고 직접 연락하여 자료요구를 시도해보아야 한다. 수집할 자료는 공연 프로그램 내용, 입장료, 출연진 등 작품에 대한 전반적 사항과 작품 초청료, 유로 객석 점유율 등의 구체적 자료들도 확보해 놓아야 추후 기획 수립을 할 때 도움이 된다. 기관이나 단체에서 기획을 할 경우 기획팀을 구성하고 팀원들이 함께 아이디어를 모아서 진행한다. 팀원들이 수집한 자료를 가지고 기획 여건과 상황에 맞게 분석을 하게 되는데 기관이나 단체 내, 외부의 장, 단점을 객관적 분석하기 위해 SWOT 분석을 활용할 수 있다. 자료의 분석을 통해 가장 적합한 기획 작품 혹은 기획 프로그램을 결정하게 된다. 기획 작품과 프로그램을 선정했다면 이와 관련된 다양한 아이디어를 이끌어내기 위한 협의를 진행한다. 기획을 실행할 때 주변 환경과의 여건을 고려하여 진행할 수 있는 유용한 아이디어를 이끌어 내도록 회의를 진행하여야 하는데 브레인스토밍을 하면서 자율적으로 편안하게 의견을 제시하도록 유도하여야 한다. 제시되는 아이디어들에 대해 비판하지 않고 서로의 아이디어에 새로운 의견을 지속적으로 발전시켜 나가는 것이 효과적이다. 기획을 실행하기 위한 아이디어를 기획의도와 주변여건에 맞추어 선정하는데 기획의도를 충분히 반영할 수 있는 아이디어를 선정하여야 하고 좋은 아이디어라도 기획의도에 맞지 않으면 과감하게 배제하는 것이 바람직하고 너무 많은 아이디어를 실현시키기 위해 노력하지 말고 운영 가능한 사항만 기획에 반영하는 것이 좋다. 분석된 자료와 전개한 아이디어들을 바탕으로 기획서를 작성한다. 기획서를 작성할 때는 제삼자가 봤을 때 기획서만을 읽고도 이해될 수 있도록 작성하고 흥미를 가질 수 있도록 작성한다. 그리고 긴 문장보다는 함축하여 작성하는 것이 좋고 검증되지 않는 내용이나 과장된 표현은 삼가는 것이 좋다. 기획은 설득이다. 기획서를 작성한 후 설득의 단계로 들어간다. 공연을 함께 만들어 갈 예술가들을 참여하도록 설득하여야 하고 기획서를 작성한 주관사는 주최사를 설득하여야 하며 최종적으로는 관객을 설득하여야 한다. 이 작품을 왜 기획하는지, 작품의 독창성은 무엇인지 그리고 공연을 통해 얻을 수 있는 기대효과는 무엇인지에 대해 간결하고 명료하게 작성한다. 긴 문장이나 애매한 표현 그리고 과장은 피하도록 한다. 기획의도를 바탕으로 공연을 기획하고 진행할 때 지켜야 할 원칙을 정한다. 공연의 장르, 공연 프로그램과 예술가 구성, 홍보마케팅 목표 관객 설정과 진행방향 그리고 각종 이벤트 구성 등에 관한 내용을 작성한다. 공연명, 무제, 일시, 장소, 출연진, 주요 제작 스태프, 입장료, 예매방법, 주최, 주관, 협찬, 후원 등에 관한 사항을 적는다. 공연 프로그램과 출연진에 대해 소개한다. 이야기가 전개되는 공연은 줄거리를 요약한다. 대관, 예술가 섭외, 연습, 홍보마케팅 기간, 무대 스태프 회의, 무대 장치 제작, 무대 세팅, 리허설 등의 전체 추진일정을 계획한다. 홍보 마케팅 목표 설정, 목표 관객, 매체 활용, 단체관람 유도, 기업 협찬 및 후원 섭외, 예상수입, 각종 이벤트 등의 계획을 수립한다. 만약 기획이 일찍 수립되었을 경우에는 홍보 마케팅 계획을 추후 수립할 수 있다. 출연료, 대관료, 각종 임차비용, 무대 제작비, 무대 스태프 인건비, 홍보 마케팅 비용, 연습비, 식비 등 공연에 지출되는 모든 소요예산을 작성한다. 가장 경험이 많이 필요한 부분으로 꼼꼼하게 작성하여야 하고 실제 지출금액보다 여유 있게 작성한다. 대관 장소의 홈페이지에 좌석 배치도를 다운로드하여 활용하면 되는데 없는 경우 대관 담당자에 요청하면 된다. 좌석 배치도에 따라 좌석 등급을 나누어 입장료를 책정한다. 건물 내 기둥이나 카메라 위치 그리고 조명, 음향 혹은 추가 무대가 있을 경우 사석이 발생하는데 이럴 경우에는 예약을 받지 않도록 좌석에서 제외하여야 한다. 좌석 배치도에만 의존하지 말고 실제 대관 장소에 가서 확인하여 관객들이 최상의 좌석에서 공연을 관람할 수 있도록 배려하여야 한다. 작품이나 출연자와 관련된 기사, 주관 기획사 연혁 등을 첨부하여 기획을 제안할 때 활용할 수 있도록 한다. 기획서는 모든 아이디어를 짜임새 있게 모아놓은 문서로 누가 봐도 이해 가능한 언어를 사용하도록 해야 한다. 그리고 너무 긴 기획서는 읽는 사람에게 부담을 주기 때문에 문장도 간결하고 함축적으로 작성하도록 한다. 파워포인트로 작성된 기획서는 사진자료와 간단명료한 설명으로 프레젠테이션 하기 좋지만 많은 내용을 담기에는 한계가 있다. 작성된 기획서는 홍보를 위한 보도자료나 협찬 제안서 그리고 온라인 홍보자료의 바탕이 되기 때문에 기획서 내용이 충실하고 짜임새 있어야 한다. 기획의 내용을 뒷받침할 수 있는 전문가 혹은 신문 리뷰를 활용하고 사진자료 등을 활용하여 내용의 신뢰를 줄 수 있도록 한다. 하지만 과장은 피하는 것이 좋다. 출연 협의도 하지 않는 유명 스타를 무조건 언급하거나 현실성 없는 내용으로 기획내용을 제안하고 실현하지 못하면 기획을 주관하는 단체의 신뢰도는 떨어지게 된다.

기획 의뢰, 무대 스태프 회의, 공연 제작회의 등의 일시, 장소, 참석 인원, 협의 내용과 출장 일정 그리고 문제 발생에 따른 이유와 조치사항 등 발생되는 모든 내용을 꼼꼼하게 정리하여 문서화하는 것이 중요하다. 이러한 작업은 기획 진행 시 문제가 발생했을 때 참고자료가 되고 다음 기획에도 도움이 된다.